Communiceren met Marti Orbak Software

Zorgvuldigheid in zowel communicatie als uitvoering van werkzaamheden is voor zowel Marti Orbak Software als voor onze gebruikers van groot belang. De serviceverlening aan onze gebruikers en snelheid van deze dienstverlening is bij ons de enige motivatie om zaken aan te pakken op de manier zoals we nu doen!

De volgende kernwoorden zijn hier van belang : Overzichtelijkheid, snelheid en accuratie van handelen

Essentieel bij onze manier van werken is dat binnen Marti Orbak Software iedereen op de hoogte is van wat er bij onze gebruikers speelt. Marti Orbak Software ondersteund al vele jaren gebruikers en het is hierbij gebleken dat schriftelijke communicatie (o.a. via email) de beste en enige manier is om een hoog en accuraat serviceniveau te bereiken en te behouden. Iedere medewerker van Marti Orbak Software weet zo wat er speelt en werkzaamheden kunnen gemakkelijk van collega's overgenomen worden als dat noodzakelijk is. Hierdoor loopt onze dienstverlening altijd door, ook als er iemand op vakantie is of ziek is.

Marti Orbak Software weet dat telefoneren persoonlijker is en in sommige gevallen ook zeker noodzakelijk is. Maar het telefonisch doorgeven van vragen, werkzaamheden, afspraken etc. vergroot het risico op misverstanden. Zaken kunnen onduidelijk overkomen of anders worden opgevat dan wat de klant bedoeld. Het persoonlijke voordeel m.b.t. telefoneren weegt naar onze mening niet op tegen de voordelen van het sturen van een email en tevens de nadelen van telefoneren.

In het kort komt het er op neer dat Marti Orbak Software prefereert alle communicatie m.b.t. statussen en voortgang van issues per email te laten verlopen. Tevens heeft Marti Orbak Software via de Track-it Online website een mogelijkheid geschapen voor gebruikers om zelf de status van hun issues kunnen bekijken.

Hieronder worden de voor- en nadelen van email t.o.v. telefoon weergegeven:

Voordelen email

• Er is een historie van communicatie
• Goed overzicht in lopende zaken
• Emoties die beeldvorming kunnen vertroebelen, worden achterwege gelaten
• Vragen kunnen duidelijk en letterlijk gesteld worden
• Voorbeelden kunnen duidelijk aangegeven worden bijvoorbeeld door screen-shot en afbeeldingen
• Meerdere mensen kunnen tegelijkertijd bereikt worden
• E-mails kunnen beantwoord worden op elk gewenst tijdstip
• E-mails kunnen direct opgepakt worden door de mensen voor wie de vraag / email bedoeld is
• E-mails kunnen overal in de wereld beantwoord worden via internet of mobiele telefoon
• Er kan nagedacht worden alvorens een reactie te geven

Nadelen email

• Onpersoonlijk
• Emails kunnen, als niet duidelijk opgesteld, het gevoel niet goed overbrengen
• Als e-mails niet afgehandeld worden, kan het vertrouwen in de communicatie geschaad worden

Voordelen telefoon

• Persoonlijker dan email
• Betere mogelijkheid emoties te proeven bij anderen

Nadelen telefoon

• Mensen worden verplicht uit hun werkzaamheden gehaald om te reageren op de telefoon
• Mensen moeten switchen van werkzaamheden wat in-efficient is en energie kost
• Mensen zijn afwezig en kunnen niet bereikt worden, waardoor tijd verloren gaat en wellicht vergeten wordt terug te bellen
• Communicatie is slechts tussen 2 personen, andere betrokkenen weten niet wat er is besproken
• Voorbeelden kunnen niet goed overgebracht worden
• Emoties kunnen het winnen van de feiten in een gesprek als het overzicht verloren wordt
• Afspraken kunnen anders geinterpreteerd worden door verschillende personen
• Gesprekken en afspraken liggen niet vast
• Punten kunnen vergeten worden tijdens het gesprek om te bespreken door het verloop van het gesprek
• Telefoneren kost meer tijd dan een email schrijven
• Als iemand bezig is, moet je wellicht een paar minuten wachten voordat je iemand aan de lijn krijgt